Dilema: Náhrada CRM a Centralizace Komunikace

Dotaz: Jak zařídit, aby rodič viděl kompletní komunikaci v aplikaci (i když to šlo mailem)?

Vztah Emailu a CRM (HubSpot)

V modelu "AI Podatelna" se mění role emailu a CRM:

1. Email jako "Vstupní brána" (Mail-to-Ticket)

   • Pokud rodič pošle klasický email (např. na info@sofieskola.cz), systém by ho měl ideálně zpracovat stejně jako chat.
   • Řešení: Forwarding na inbox@sofie.education -> AI přečte -> vytvoří Ticket -> odpoví: "Dobrý den, přijal jsem váš dotaz. Kolegyně se na to podívá. (Ticket #123)"
   • Realita MVP: Nechat email bokem (HubSpot/Gmail) a snažit se rodiče naučit psát do Appky.

2. HubSpot jako "Archiv kontaktů" a "Leads"

   • Leads (Zájemci): Zůstávají v HubSpotu. S těmi si píše ředitel/kancelář klasicky mailem + AI v HubSpotu.
   • Rodiče (Klienti): Jakmile se dítě zapíše, komunikace se přesouvá do Kosmo App.
   • Sync: Kosmo App může (volitelně) posílat logy do HubSpotu ("Sofie vyřešila ticket o omluvence"), abyste měli v CRM kompletní historii, i když se odehrála v Appce.

Rozhodnutí: Kde je pravda?

• Starý svět: Pravda je v Outlooku paní ředitelky.
• Nový svět (Kosmo): Pravda je v Ticketu/Konverzaci v Appce.
• Důsledek: Emailové notifikace musí být "hluché" (noreply), aby nutily rodiče kliknout a jít do Appky. Pokud to neuděláme, skončíme v "split-brain" pekle (půlka v mailu, půlka v chatu).

Současný stav (Problém)

1. Roztříštěnost: Něco se řeší mailem, něco osobně, něco telefonem.
2. Slepota: Aplikace (Kosmo) o těchto konverzacích neví.
3. Důsledek: V aplikaci je "ticho", zatímco v mailu bouře.

Nová Vize: AI Concierge ("Zeptej se Sofie")

Myšlenka: Rodič nepíše "paní učitelce", ale píše "Sofii" (AI Chatbot).

Jak to funguje?

1. Rodič má dotaz: "Kdy se jede na školu v přírodě a co má mít Anička s sebou?"
2. Sofie (AI) odpovídá:
   • AI se podívá do evidence (plány akcí, emaily).
   • Odpověď: "Škola v přírodě je 15.-20. května. Seznam věcí byl v mailu z minulého týdne, tady ho máš..."
   • Výsledek: Učitel vůbec nebyl rušen! (Úspora 90% času).
3. Sofie (AI) eskaluje:
   • Dotaz: "Anička má angínu, zítra nepřijde."
   • Sofie: "Rozumím, omlouvám ji na zítra. Mám to napsat i do jídelny?" -> Vygeneruje Omluvenku a pošle notifikaci učiteli.
4. Sofie (AI) formuluje ticket:
   • Dotaz: "Chci řešit šikanu ve třídě."
   • Sofie: "To mě mrzí. Abychom to vyřešili rychle, potřebuji vědět: Kdy se to stalo? Kdo byl u toho?"
   • Akce: AI vytvoří strukturovaný ticket a pošle ho Řediteli (ne učiteli, pokud je to citlivé).

Routing Logic (Třídění)

AI funguje jako "Level 1 Support": * Běžné info (Jídelníček, Akce, Pomůcky) -> Odpoví AI hned. * Omluvenka -> Zpracuje AI -> Notifikace Učiteli. * Závažný problém -> AI předpřipraví -> Ředitel/Vedení.

Závěr

Místo "Walled Garden Inboxu" budujeme Inteligentní Podatelnu. Zprávy už nejsou "chat", ale "tickety" nebo "AI konverzace".

Rozhodnutí (Nutné schválit)

Otázka: Zakážeme rodičům odpovídat na notifikační emaily?

• [ ] MOŽNOST A (Walled Garden): "Ano, musíte jít do aplikace."
  • Doporučeno. Udrží pořádek.
• [ ] MOŽNOST B (Email Bridge): "Ne, nechte je odepisovat z Outlooku."
  • Varování: Technicky složité, drahé, náchylné k chybám (spam, přílohy).

Finální Doporučení pro MVP

Začněme Cestou A (Walled Garden). 1. Aplikace je hlavní kanál. 2. Učitelé píší zprávy tam. 3. Rodiče odpovídají tam. 4. Pokud někdo napíše mail, učitel může (ručně) nejdůležitější info zkopírovat do poznámky v aplikaci, nebo (lépe) odpovědět v aplikaci: "Dobrý den, díky za mail. Odpovídám zde v systému, abychom to měli pohromadě..."

Tím postupně vychováme rodiče k používání aplikace, což je cílem.