Rozhodnutí: Project Management & CRM
Aktualizováno: 2026-02-18
Kontext: Škola o ~22 zaměstnancích potřebuje:
- PM — Řídit interní provozní úkoly (porady, údržba, akce, stavební projekty)
- CRM — Spravovat vztahy se zájemci (leads), stávajícími rodiči a dodavateli
- Gemini (AI) — Nástroje musí být napojitelné na Google Gemini po migraci na Google Workspace
Škola má aktuálně < 200 kontaktů (rodiče + dodavatelé + zájemci) a potřebuje min. 3 uživatelské přístupy do CRM.
Kritéria Výběru
- Jednoduchost: Učitelé „nesnáší" složité systémy. Pokud to bude trvat > 10s, neudělají to.
- Cena: Pro malou školu musí být zdarma nebo velmi levné.
- Gemini integrace: Nástroj musí být ovladatelný přes Google Gemini (nativní connector nebo přes vlastní API extension).
- 3 skupiny kontaktů: Zájemci (leads), stávající rodiče, dodavatelé.
- Min. 3 CRM přístupy: Ředitel + kancelář (2).
- Platformová nezávislost: Musí fungovat dnes (MS365) i po migraci (Google).
Proč nestavět PM/CRM v Kosmo
Rozhodnutí: PM i CRM kupujeme/hostujeme, nestavíme vlastě v Kosmo.
| Stavět v Kosmo | Koupit / Self-host | |
|---|---|---|
| Odhadovaný vývoj | 8–10 týdnů | Hodiny (nastavení) |
| Údržba | Trvalá | Minimální (SaaS) nebo přiměřená (self-hosted) |
| Dopad na roadmap | ❌ Zpozdí Feed, AI Concierge, Evidence | ✅ Žádný |
Klíčový argument: Kosmo má řešit věci, které žádný hotový nástroj neumí — Feed s aktivitami dětí, AI Concierge Sofie, Evidence prací, Safety Gate, integrace se ŠkolaOnline. PM a CRM jsou komodity, které se dají koupit.
Výjimka — AI Podatelna: Komunikaci s existujícími rodiči (dotazy → AI odpověď → eskalace na učitele) bude řešit Kosmo, protože vyžaduje přístup ke školním datům (docházka, IVP, evidence). Toto žádný hotový CRM neumí.
CRM: Srovnání
3 skupiny kontaktů
| Skupina | Typ komunikace | Objem | Potřeba |
|---|---|---|---|
| Zájemci (leads) | Pipeline: pozvánka → prohlídka → zápis | Desítky/rok | Pipeline + email tracking |
| Stávající rodiče | Dotazy, omluvenky, informace, zpětná vazba | Stovky zpráv/měsíc | Kontakty + historie komunikace |
| Dodavatelé | Nabídky, faktury, reklamace, koordinace (stavba) | Desítky/měsíc | Kontakty + pipeline pro projekty |
Srovnání CRM nástrojů (ověřeno únor 2026)
| HubSpot Free | Copper Starter | Twenty (self-hosted) | |
|---|---|---|---|
| Cena | 0 Kč | $9/user/mo (~700 Kč za 3) | Zdarma (VM ~150 Kč/mo) |
| Kontakty | ⚠️ Max 1 000 | ⚠️ Max 1 000 na Starter | ✅ Neomezené |
| Uživatelé | ❌ Max 2 | ✅ Dle licencí | ✅ Neomezené |
| Pipelines | 1 | 1 (více na vyšších plánech) | Neomezené |
| Email šablony | 3 (nové účty) | Basic | Vlastní |
| Gemini | ✅ Marketplace connector | ✅ Nativní v Gmail (Chrome ext.) | ❌ Nemá (řeší se vlastní API connector) |
| Google integrace | ✅ Gmail, Calendar | ✅✅ Žije přímo v Gmail | ⚠️ IMAP/SMTP (funguje, ale samostatná appka) |
| API | REST | REST | ✅ REST + GraphQL |
| Self-hosted | ❌ Jen SaaS | ❌ Jen SaaS | ✅ Docker (GCP / VPS) |
| Data vlastnictví | U HubSpotu | U Copperu | ✅ Vaše |
| Zralost | ✅ 10+ let, market leader | ✅ 10+ let, Google-native | ⚠️ 2 roky, 39K+ GitHub stars |
| Mobilní app | ✅ iOS + Android | ✅ iOS + Android | ⚠️ Responsive web |
| UI demo | Demo video | Demo video | Live demo |
Vyřazené CRM nástroje
| Nástroj | Důvod vyřazení |
|---|---|
| EspoCRM (self-hosted) | Zralý, ale starší UI. Nemá Gemini connector. Pro školu zbytečně komplex. |
| Monday CRM | Free plán nemá CRM ani integrace. Placený drahý. |
PM: Srovnání
SaaS nástroje
| Asana | Google Tasks + Chat Spaces | |
|---|---|---|
| Free plán | ⚠️ Max 2 uživatelé (hosté se počítají!) | ✅ V ceně Workspace |
| Starter plán | $10.99/user/mo → ✅ Neomezení hosté zdarma | — |
| Gemini | ✅ Nativní connector (side panel) | ✅ Součást Gemini |
| Funkce | Projekty, Kanban, Calendar, Timeline (placené), mobilní app | Jednoduché úkoly, žádný projekt overview |
| Hosté (rodiče) | ❌ Free: počítají se do limitu / ✅ Starter: neomezeně | ✅ Sdílení skrze Spaces |
| UI demo | asana.com | Součást Gmail |
⚠️ Asana Free je pro školu nepoužitelná (jen 2 uživatelé). Starter pro 5 lidí = ~$55/mo (~1 400 Kč).
Self-hosted PM nástroje (Docker / GCP)
| Plane ⭐ | Leantime | Vikunja | OpenProject | |
|---|---|---|---|---|
| Styl | Moderní (Jira/Asana klon) | Pro ne-PM lidi | Minimalistický (Todoist) | Enterprise (Gantt, Scrum) |
| UI | ✅ Hezký, moderní | ✅ Jednoduchý, přívětivý | ⚠️ Jednoduchý | ⚠️ Korporátní |
| Google Calendar | ✅ Ano | ✅ Ano (+ Zapier) | ⚠️ CalDAV | ⚠️ Omezené |
| Google Auth | ✅ SSO | ✅ SSO | ⚠️ Omezené | ✅ OIDC |
| Hosté (rodiče) | ✅ Neomezení | ✅ Ano | ⚠️ Omezené | ✅ Ano |
| Gemini | ❌ Nemá connector | ❌ Nemá connector | ❌ | ❌ |
| API | ✅ REST | ✅ REST (+ Zapier) | ✅ REST | ✅ REST |
| Docker | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Cena | Zdarma (Community Ed.) | Zdarma (Open Source) | Zdarma | Zdarma (Community) |
| Demo | app.plane.so | leantime.io | try.vikunja.io | community.openproject.org |
Vyřazené PM nástroje
| Nástroj | Důvod vyřazení |
|---|---|
| Notion | Education Free neplatí pro K-12. Nemá Gemini connector. Limit 10 hostů. |
| Trello | Primitivní pro řízení projektů, špatný přehled „co mám dělat já". |
| Basecamp | Drahý ($99/mo), nemá Gemini connector. |
| ClickUp | Příliš složité pro učitele a rodiče. |
| Monday.com | Free plán: 2 uživatelé, žádné integrace. CRM jen placené. |
| Focalboard | Slabá Google integrace, jen Kanban. |
Gemini integrace: Nativní vs. vlastní connector
| Způsob | Popis | Složitost |
|---|---|---|
| Nativní connector (Asana, HubSpot, Copper) | Předpřipravený v Google Marketplace. Funguje hned. | ✅ Žádná |
| Vlastní Gemini Workspace Extension | Vytvoříte OpenAPI spec popisující API nástroje → zaregistrujete jako connector | ⚠️ Středně náročné |
| Vertex AI Extension | Pro hlubší AI integraci — Gemini nejen čte, ale analyzuje a navrhuje | ❌ Pokročilé |
Vlastní connector je realistický: Plane i Twenty mají bohaté REST/GraphQL API. Connector je v podstatě:
1. OpenAPI spec (popis endpointů)
2. Registrace v Google Workspace Marketplace (interní, jen pro @sofie.education)
3. Gemini pak umí volat tyto endpointy z side panelu
Toto je přesně to, co dělají Asana/Salesforce connectory — jen jsou předpřipravené výrobcem.
HubSpot Free vs Copper Starter — detailní srovnání pro školu
Proč ne HubSpot Free?
HubSpot Free vypadá lákavě (0 Kč), ale pro školu naráží na dva tvrdé limity:
| Limit | Dopad |
|---|---|
| Max 2 uživatelé | Potřebujete 3 (ředitel + kancelář × 2) → ❌ nestačí |
| Žádné „marketing contacts" | Newsletter/hromadné emaily na Free nelze poslat seznamu kontaktů |
Upgrade na HubSpot Starter ($20/user/mo × 3 = $60/mo = ~1 500 Kč) by vyřešil oba problémy, ale je dražší než Copper.
Head-to-head: HubSpot vs Copper
| HubSpot Free | Copper Starter | |
|---|---|---|
| Cena (3 users) | ❌ Nelze (max 2) → Starter $60/mo | ✅ $27/mo |
| Kde žije | Samostatná appka (app.hubspot.com) | Přímo v Gmail (Chrome extension) |
| UX | Přepínání mezi Gmail a HubSpot | ✅ Kontakt = sidebar v Gmailu |
| Email tracking | ✅ 200 notifikací/měs | ✅ Ano |
| Email šablony | 3 | Základní |
| Bulk email | ⚠️ 2 000/měs, ale ne na Free (chybí marketing contacts) | ❌ Ne na Starter (od Professional $59/user) |
| Gemini | ✅ Marketplace connector | ✅✅ Nativní v Gmail |
| Mobilní app | ✅ iOS + Android | ✅ iOS + Android |
| Zapier | ✅ | ✅ |
| Mailchimp integrace | ✅ | ✅ (nativní sync kontaktů) |
Verdikt: Pro 3 uživatele a Google-first prostředí vychází Copper Starter lépe — je levnější ($27 vs $60), žije přímo v Gmailu a má nativní Gemini integraci.
Newsletter
Potřeba
Škola chce posílat měsíční newsletter stávajícím rodičům (~150 kontaktů): novinky, akce, fotky z výletů, připomínky.
SaaS varianty
| Varianta | Jak funguje | Cena/měs | Pro | Proti |
|---|---|---|---|---|
| Copper + Mailchimp Free ⭐ | Copper sync kontakty → Mailchimp posílá newsletter | ~700 Kč (Copper) + 0 Kč | CRM v Gmailu + newsletter zdarma | Dva systémy (ale sync je automatická) |
| HubSpot Starter | Vše v jednom (CRM + newsletter) | ~1 500 Kč | Jeden systém | Drahé |
| Copper + Brevo Free | Alternativa k Mailchimp | ~700 Kč + 0 Kč | 300 emails/den zdarma | Menší komunita |
Mailchimp Free limity (únor 2026): 500 kontaktů, 1 000 emails/měs → pro ~150 rodin a 1 newsletter/měs stačí s rezervou.
Self-hosted newsletter (Docker / GCP)
| Listmonk ⭐ | Mautic | Mailtrain | |
|---|---|---|---|
| Zaměření | Newsletter + mailing listy | Plná marketing automatizace | Newsletter (Mailchimp klon) |
| Složitost | ✅ Jednoduchý, Go | ❌ Komplexní (HubSpot alternative) | ⚠️ Střední |
| UI | ✅ Čistý, moderní | ⚠️ Korporátní | ⚠️ Starší |
| Docker | ✅ Jednoduchý compose | ✅ Compose (více kontejnerů) | ✅ |
| RAM | ~256 MB | 2–4 GB | ~512 MB |
| Kontakty | Neomezené | Neomezené | Neomezené |
| SMTP | Jakýkoliv (Google, SES, Resend) | Jakýkoliv | Jakýkoliv |
| Šablony | WYSIWYG + Markdown + HTML | ✅ Drag-and-drop builder | HTML editor |
| Analytika | ✅ Open rate, clicks, bounces | ✅ Podrobná | ✅ Základní |
| Cena | Zdarma (jen VM ~50 Kč) | Zdarma (ale potřebuje silnější VM ~150 Kč) | Zdarma |
| Verze | v6.0 (leden 2026) | v5.x (aktivní vývoj) | ⚠️ Méně aktivní |
| Demo | demo.listmonk.app | mautic.org | — |
Doporučení self-hosted: Listmonk — ultrajednoduchý (Go binary + PostgreSQL), Docker compose na 3 řádky, nulový maintenance. Stačí napojit na SMTP (Google Workspace nebo Resend — 3 000 emails/měs zdarma).
Newsletter v self-hosted scénářích
Pro odeslání newsletteru je potřeba SMTP relay (nelze posílat přímo z VM — emaily budou v spamu):
| SMTP provider | Free tier | Cena |
|---|---|---|
| Google Workspace SMTP | V ceně licence | 0 Kč (limit ~2 000/den) |
| Resend | 3 000 emails/měs | 0 Kč |
| Amazon SES | 62 000 emails/měs (z EC2) | ~$0.10 za 1 000 |
| Brevo SMTP | 300 emails/den | 0 Kč |
Pro ~150 rodičů a 1 newsletter/měs stačí kterýkoliv free tier.
Scénáře nasazení (včetně newsletteru)
Scénář A: Maximální Gemini integrace (SaaS, placené)
| Role | Nástroj | Cena/měs |
|---|---|---|
| PM | Asana Starter (5 users) | ~1 400 Kč |
| CRM | Copper Starter (3 users) | ~700 Kč |
| Newsletter | Mailchimp Free (sync s Copper) | 0 Kč |
| Celkem | ~2 100 Kč/měs | |
| Gemini | ✅✅ Nativní connectory pro PM i CRM |
Pro: Žádná údržba, Gemini vidí do všeho, Copper v Gmailu, newsletter zdarma. Proti: Nejvyšší měsíční náklady.
Scénář B: Self-hosted PM + Copper CRM (hybrid) ⭐
| Role | Nástroj | Cena/měs |
|---|---|---|
| PM | Plane na GCP | ~150 Kč (VM) |
| CRM | Copper Starter (3 users) | ~700 Kč |
| Newsletter | Mailchimp Free (sync s Copper) | 0 Kč |
| Celkem | ~850 Kč/měs | |
| Gemini | ✅ Copper nativně / Plane přes vlastní connector |
Pro: Dobrý poměr cena/funkce. CRM přímo v Gmailu. PM + hosté neomezené. Proti: Správa VM na GCP, vývoj Gemini connektoru pro Plane.
Scénář C: Plně self-hosted (max. úspora)
| Role | Nástroj | Cena/měs |
|---|---|---|
| PM | Plane na GCP | ~150 Kč |
| CRM | Twenty na GCP | ~150 Kč |
| Newsletter | Listmonk na GCP (sdílená VM) | ~0 Kč (sdílí VM) |
| SMTP | Google Workspace SMTP nebo Resend | 0 Kč |
| Celkem | ~300 Kč/měs | |
| Gemini | Vše přes vlastní connectory (jednorázový vývoj) |
Pro: Nejlevnější. Plná kontrola. Neomezené vše. Newsletter je součástí infrastruktury. Proti: Správa VM + vývoj 2–3 Gemini connectorů. Twenty i Listmonk jsou mladší projekty.
Doporučení
Ještě nebylo učiněno finální rozhodnutí. Výběr závisí na diskuzi s ředitelem: 1. Cloud služby vs. self-hosted: Chceme platit za SaaS (žádná údržba) nebo hostovat na GCP (levnější, víc kontroly)? 2. Priorita Gemini: Nativní connectory hned, nebo vlastní connector (jednorázový vývoj)? 3. Budget: 300 Kč vs. 850 Kč vs. 2 100 Kč měsíčně?
Workflow: Schůzka → Přepis → Úkoly v PM
Cíl
Po každé projektové schůzce (porada učitelů, schůzka s rodiči k projektu, jednání s dodavatelem) chceme:
- Nahrát schůzku
- Přepsat ji automaticky (AI)
- Vydestilovat úkoly a přiřadit správným lidem
- Potvrdit — přiřazená osoba potvrdí/odmítne úkol
Varianta A: Google Meet + Gemini Business (placená)
Google Meet (nahrávka + "Take notes for me")
↓ automaticky
Google Docs (přepis + shrnutí + action items)
↓ Gemini identifikuje úkoly
Google Tasks ← automatický sync
↓ Zapier / Make
PM nástroj (Asana / Plane) → úkoly přiřazené správným lidem
↓
Přiřazená osoba → potvrdí / odmítne úkol ✅
Požadovaná licence: Google Workspace Business Standard ($12/user/mo) nebo Gemini Business add-on ($14/user/mo). Pro Education: Teaching & Learning Upgrade nebo Education Plus.
⚠️ Education Fundamentals (zdarma) NEUMÍ nahrávání ani přepis v Meet. Toto je klíčový limit.
Stačí 1 placená licence: Schůzku zakládá uživatel s Business Standard / Education Plus licencí (ředitel). Ostatní se jen připojí — nemusí mít placenou licenci.
| Funkce | Co dělá | Licence |
|---|---|---|
| Nahrávání v Meet | Video + audio do Google Drive | Business Standard+ |
| „Take notes for me" | Realtime přepis + shrnutí + action items | Business Standard + Gemini |
| Sync do Google Tasks | Action items → úkoly automaticky | Business Standard+ |
| „Ask Gemini" (2026) | Ptáte se Gemini na shrnutí během meetingu | Gemini add-on |
Varianta B: Bez placené licence (DIY, zdarma) ⭐
Pokud škola má jen Education Fundamentals (zdarma), stačí 3-krokový postup:
📱 Nahrávka (telefon / OBS / jakýkoliv rekordér)
↓ upload MP3/WAV
🤖 Gemini app (gemini.google.com) — přepis zdarma (do 10 min)
nebo Google AI Studio (aistudio.google.com) — přepis až 3h zdarma
↓ přepis jako text
📋 Gemini / NotebookLM → extrakce úkolů, přiřazení lidem
↓ ručně nebo přes Zapier
✅ PM nástroj (Asana / Plane) → úkoly s přiřazením
Krok za krokem:
| # | Co | Jak | Cena |
|---|---|---|---|
| 1 | Nahrát schůzku | Telefon (diktafon), OBS na laptopu, nebo Chrome extension (Recall.ai — open-source, lokální) | 0 Kč |
| 2 | Přepsat | Nahrát audio do Gemini (do 10 min zdarma) nebo Google AI Studio (až 3h, Gemini 3.0 Flash, zdarma) | 0 Kč |
| 3 | Vydestilovat úkoly | Gemini prompt: „Z tohoto přepisu vytáhni action items. U každého uveď: kdo, co, do kdy." | 0 Kč |
| 4 | Nahrát do PM | Ručně (copy-paste) nebo přes Zapier (Google Docs → Asana/Plane task) | 0 Kč |
| 5 | Potvrzení | Přiřazená osoba dostane notifikaci v PM a potvrdí/odmítne úkol | 0 Kč |
Alternativa pro krok 3: NotebookLM (zdarma) — nahrajete přepis, NotebookLM vytvoří strukturovaný přehled s úkoly a rozhodnutími.
Ukázkový Gemini prompt pro extrakci úkolů
Jsi asistent pro řízení projektů školy. Z následujícího přepisu schůzky:
1. Vytáhni všechny ACTION ITEMS (úkoly, úlohy, sliby)
2. U každého uveď:
- KDO: osoba zodpovědná
- CO: co má udělat (stručně)
- DO KDY: termín (pokud byl zmíněn)
- PRIORITA: vysoká / střední / nízká
3. Formátuj jako tabulku
Přepis schůzky:
[sem vložit přepis]
Open-source Chrome extensions pro přepis v Meet
| Extension | Co dělá | Cena |
|---|---|---|
| Recall.ai Chrome Extension | Scrapuje live captions z Meet → .txt s timestampy + volitelně nahrává video |
Zdarma, open-source |
| Meet-Script | Ukládá konverzaci z Meet → PDF | Zdarma, open-source |
| Tactiq | AI přepis + shrnutí + action items | Freemium (10 přepisů/měs zdarma) |
Porovnání variant
| Varianta A (placená) | Varianta B (zdarma) | |
|---|---|---|
| Automatizace | ✅✅ Plně automatický | ⚠️ Polo-manuální (2–3 min práce) |
| Kvalita přepisu | ✅ Google Meet nativní | ✅ Gemini 3.0 Flash (srovnatelná) |
| Limit délky | Neomezený | 10 min (Gemini) / 3h (AI Studio) |
| Extrakce úkolů | ✅ Automatická | ✅ Prompt v Gemini (30 sekund) |
| Cena | ~$12–14/user/mo (1 licence stačí) | 0 Kč |
| Vhodné pro | Časté schůzky (denně) | Občasné schůzky (týdně/měsíčně) |
Doporučení
Pro školu s ~2–4 schůzkami týdně je Varianta B (DIY) plně dostačující. Workflow trvá ~3 minuty navíc po každé schůzce:
- Zastaví nahrávání na telefonu
- Nahraje MP3 do Gemini / AI Studio
- Vloží prompt → dostane tabulku úkolů
- Vytvoří úkoly v PM (copy-paste nebo Zapier)
Pokud škola později přejde na Education Plus (nebo ředitel získá Business Standard licenci), přechod na plně automatickou Variantu A je bezšvový — jen se zapne „Take notes for me" v Meet.
CRM Pipeline — vizuální přehled (platí pro jakýkoliv CRM nástroj)
Představte si nástěnku se sloupci, kde každá kartička = jeden zájemce:
┌─────────────┐ ┌────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌────────────────┐ ┌──────────┐
│ 📥 NOVÝ │ │ 📞 KONTAKTO- │ │ 👀 PROHLÍDKA │ │ 📝 PŘIHLÁŠKA │ │ ✅ ZAPSÁN │
│ ZÁJEMCE │ │ VÁNO │ │ PROBĚHLA │ │ PODÁNA │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ • Novákovi │ │ • Dvořákovi │ │ • Královi │ │ • Soukupovi │ │ • Černí │
│ • Procházka │ │ • Veselá │ │ • Marešovi │ │ │ │ • Kučera │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────────────┘ └────────────────┘ └─────────────────┘ └────────────────┘ └──────────┘
Ředitel na první pohled vidí: - „Máme 2 nové zájemce, kterým jsme ještě nezavolali" - „3 rodiny čekají na prohlídku" - „1 rodina podala přihlášku, máme ji zpracovat"
Chat & Video (po migraci na Google)
- Chat: Google Chat (Spaces) — Prostory: „Sborovna", „Jídelna", „IT Support"
- Video: Google Meet — Jeden klik z Kalendáře/Chatu
Poznámka: Dokud škola běží na MS365, používá MS Teams. Po migraci přejde na Google Chat/Meet.